Bernhard P. Wirth

Das Eisenhower-Prinzip

Die unangenehmen Pflichten oder:

Arbeit, die nicht gern getan wird, kostet viel Kraft. Die Bilder, die unser SEPP damit verbindet, lösen Unmutsgefühle aus. Negative Energie hemmt Ihre Schaffenskraft.

Einen Teil dieser Arbeiten werden Sie an andere delegieren können. Was dem einen nicht liegt, kann einem anderen Spass machen.

Ist ein Delegieren nicht möglich, dann erledigen Sie die unliebsamen Aufgaben am besten sofort. Ihr SEPP schiebt Sie Ihnen ansonsten immer wieder vor und vermiest Ihnen auch das, was Sie gern tun. Ist die Sache vom Tisch, räumt Ihr SEPP die Bilder weg.

Bei grösseren Aufgaben empfehle ich Ihnen, sie gefühlsmässig anders zu bewerten. So können Sie die negativen Empfindungen neutralisieren, je nach den Worten, die Sie für diese Aufgabe benutzen. Wenn es vorher noch eine war, könnten Sie diese jetzt eine nennen. Schicken Sie Ihren SEPP nach Bildern, die Ihnen zeigen, wie ernsthaft und zügig Sie an der Erledigung arbeiten. Spüren Sie die Freude, wenn Sie es geschafft haben?

Ist der Umfang dieser Arbeit sehr gross, dann zerlegen Sie diese in einzelne Teilaufgaben. Sie sehen leichter einen Erfolg im Fortgang der Arbeit. Mit der Zeit können Sie bemerken, dass es Ihnen sogar Spass macht.

Haben Sie es dann geschafft, dann belohnen Sie sich mit etwas, was Sie gerne tun. Ein Einkaufsbummel durch die City, eine Verabredung im Café oder abends Gäste, dies bringt Ihnen einen wohlverdienten Ausgleich.

Der Wert Ihres gestrigen Tages

Was haben Sie gestern alles getan? Sind Sie Ihrem Erfolg dadurch etwas näher gekommen?

Tragen Sie in die folgende Übersicht ein, was Sie im Laufe des Tages getan haben!

Nun können Sie Ihre erledigten Aufgaben durchgehen. Legen Sie fest, ob es sich dabei um A-, B- oder C-Aufgaben gehandelt hat! Versuchen Sie danach, die Tätigkeiten nach ihrem Wert in Geld einzuschätzen.

Genauso können Sie mit der gesamten vergangenen Woche verfahren.

Fällt Ihnen dabei etwas auf?

Der Anteil von A-Aufgaben am Gesamtaufwand könnte sich um die 20% belaufen haben. Ihr Wert dagegen ist weit höher.

Im letzten Jahrhundert hat ein italienischer Ökonom nach statistischen Erhebungen herausgefunden, dass 20% der Bevölkerung 80% des Volksvermögens besassen. Nach ihm ist die 20:80?Regelung benannt, deren Gültigkeit auch in anderen Bereichen nachgewiesen werden konnte. Nach dem Pareto-Prinzip schaffen Sie mit 20% Ihrer Arbeitszeit 80% Effektivität. Die anderen 80% der Arbeitszeit sind mit der Erledigung von Aufgaben angefüllt, die notwendig sind, aber nur 20% Effektivität bewirken.

Aktiv ab morgen – planen Sie Ihre Zeit

, lautet eines von Murphys Gesetzen. Deshalb planen Sie Ihre Zeit! Machen Sie sich Ihre eigenen Vorgaben!

Schätzen Sie dabei Ihren Zeitbedarf für die jeweilige Aufgabe realistisch ein! Wenn Sie sich für einen Tag zuviel vornehmen, sind Sie am Ende des Tages frustriert. Ihr SEPP vergleicht SOLL und IST, und das Ergebnis sind negative Gefühle. Ihre Zeitplanung soll Ihren Tagesablauf überschaubarer machen und Sie selbst motivieren. Erledigte Aufgaben streichen Sie ab und verschaffen sich damit ein Erfolgserlebnis.

Sie haben bereits mit Ihrer Planung begonnen, als Sie Ihre Aktivitäten in der Checkliste nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet haben. Das ist ein erster Schritt, konzeptionell zu planen.

Nutzen Sie Ihre Zeit optimal!

Dazu gehört:

– Planen

– Delegieren

– Organisieren

TUN

Delegieren, das heisst zu entscheiden, welche Aufgaben Sie von anderen erledigen lassen können. Sie sollten das Wesentliche tun.

Erinnern Sie sich an das Bild von der Wüste, die fruchtbar gemacht werden sollte, ihren Akteur aber in der Düne mit Sand (Routineaufgaben) festhielt? Das ist ein wesentliches Argument, sich für Delegieren zu entscheiden. Welche Arbeiten können Sie von einer Bürofachkraft, einem Mitarbeiter oder extern erledigen lassen?

Planen Sie Ihren nächsten Tag am Abend vorher! Ihr SEPP kann sich mit den Dingen beschäftigen, die Sie am Tage nicht verarbeiten konnten. Die Bilder des nächsten Tages sortiert er bereits ein und kann Sie Ihnen bringen, wenn Sie die Bilder brauchen. Der nächste Morgen beginnt für Sie mit weniger Stress und Hektik. Ist Ihnen bereits aufgefallen, dass Sie abends ein besseres Gedächtnis haben als am Morgen?

Verplanen Sie nur 60% der zur Verfügung stehenden Zeit. Die anderen 40% brauchen Sie für aktuelle Problemlösungen, Störungen und als Puffer.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Zeitplanung Ihre persönliche Leistungskurve. Ihre Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit ist im Laufe des Tages Schwankungen unterworfen.

An jedem Tag sollten Sie eine einplanen. Das ist ein Termin nur für Sie selbst. Sie können Ihre Gedanken sammeln. Einiges in Ruhe überdenken und sich entspannen. Ihre Kreativität entsteht in der rechten Hirnhälfte. Diese Hälfte braucht weniger Energie. Bei Stress und Hektik kommen Ihnen keine neuen Ideen in den Sinn. Was Sie in Ihrer tun, richtet sich nach Ihren Bedürfnissen am jeweiligen Tag: Ein Spaziergang an der frischen Luft, wenn Sie nach einem Sitzungsmarathon völlig ausgelaugt sind. Eine Sperrstunde im Büro, wenn Sie eine Aufgabe in Ruhe zum Abschluss bringen oder sich bewusst entspannen wollen.

Erledigen Sie gleichartige Aufgaben hintereinander. Sie brauchen dann weniger Vorbereitungszeit, z.B. alle Telefonate eines Tages oder alle Korrespondenzen eines Tages.

Eine wichtige Sache, die im Alltag leicht untergehen kann, sollten Sie sich in Ihren Tagesplan eintragen. Jemandem eine Freude machen zum Beispiel. Freude, die Sie geben, kommt zu Ihnen zurück.

Vorgehensweise

– Übertragen Sie zuerst alle A-Aufgaben des folgenden Tages aus Ihrer Aktivitäten-Checkliste. Sie sollten ungefähr drei Stunden Ihres Arbeitstages damit verplanen. Termine mit Geschäftsabschluss haben immer A-Priorität.

– Tragen Sie alle feststehenden Termine, z. B. für Besprechungen, angemeldete Besucher, Gesprächstermine mit Kunden, ein

– Als nächstes kommen ständige Aufgaben in Ihren Kalender. Einweisungen von Mitarbeitern, Kontrolle, ob bereits gestellte Aufgaben erledigt sind.

– Dann übertragen Sie alle Aufgaben, die Sie am vorigen Tag nicht erledigen konnten.

– Schreiben Sie neu hinzugekommene Aufgaben dazu.

– Tragen Sie nun alle Korrespondenzen und Telefonate in die Spalte daneben ein.

Benutzen Sie zu Ihrer Planung einen Timer, der so aufgebaut ist wie unser Beispiel.

Eine konsequente Zeitplanung ist die Voraussetzung für Ihren Erfolg. Führen Sie Ihr !

Wie mit den Tagesplänen verhält es sich auch mit dem Plan für Ihre kommende Woche.

Sie stellen diesen Plan am Sonntagabend auf. Wenn es Ihre Zeit erlaubt, dann tun Sie es bereits am Freitag und gehen ihn am Sonntagabend bei Ihrer Vorbereitung auf die kommende Arbeitswoche noch einmal durch.

Stehen alle Kundentermine für die nächste Woche fest? Wenn nicht, dann sollten Sie diese unbedingt am Montag vereinbaren.

Nun haben Sie Ihre Arbeitszeit geplant. Denken Sie auch an Ihre anderen Bedürfnisse: die nach körperlichem Ausgleich, nach Zusammensein mit anderen Menschen, Erholung und Entspannung. Von Zeit zu Zeit ist es wichtig, mal die Seele baumeln zu lassen.

Leben Sie, um zu arbeiten – oder arbeiten Sie, um zu leben? Das richtige Mass für sich und Ihre Familie müssen Sie herausfinden. Planen Sie auch Ihre Freizeit!

TUN

Mit Ihrer konsequenten Zeitplanung organisieren Sie Ihr Leben.

Ihr SEPP steuert Ihr TUN. Er hat ein Bild von Ihrem Tagesplan.

Was hindert Sie, exakt nach Ihrem Plan zu arbeiten? Verwandelt sich Ihr SEPP manchmal ein bisschen in einen ? Müssen Sie noch Ballast abwerfen?

Es liegt ganz bei Ihnen, wie Sie sich entscheiden: für Ihren Erfolg oder dagegen.

Klappt es nicht mit dem Delegieren von Ihrem Schreibtisch auf einen anderen? Meinen Sie, Sie könnten es anderen nicht zumuten, Ihre Arbeit zu tun?

Unterschätzen Sie die anderen nicht! Sie wissen, dass bei einer Nachricht nur das wahr ist, was der Empfänger versteht. Sind Sie auch für Ihre Mitarbeiter ein , der die Nachricht so übermitteln kann, dass sie in Ihrem Sinne verstanden wird? Das wäre zuviel Aufwand? Mitnichten! Dieser Aufwand wäre einmalig. Die Reibungsverluste würden sich aber überproportional verringern.

Ihre Zeitplanung kann Sie nur zum Erfolg führen, wenn Sie diese konsequent umsetzen.

Wie beginnt Ihr Tag? Mit Hektik, so wie bei Herrn Möller, als er verschlafen hat? Der Rest des Tages verläuft dann genauso chaotisch.

Beginnen Sie Ihren Tag mit Ruhe und Freude, mit einem ausgiebigen gemeinsamen Frühstück und einem Weg zur Arbeit, der fast schon ein Vergnügen sein kann. Ein freundlicher Gruss zum Nachbarn, ein paar nette Worte zu den Mitarbeitern, und die Startphase ist gelungen. Nun kann es nur noch besser werden.

Mit etwas Selbstdisziplin arbeiten Sie mit weniger Stress, dafür verfügen Sie über eine hohe Selbstmotivation, Zufriedenheit und jede Menge Erfolgserlebnisse.

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